Wie du deinen Output mit gutem Zeitmanagement optimierst
Um sich auf den Studien- und/oder Arbeitsalltag vorzubereiten und sich darin langfristig zurecht zu finden, gibt es zahlreiche Tipps und verschiedenste Methoden, mit denen man seine Soft Skills erweitern kann. Zentral ist dabei, sich auf die jeweils anstehenden Aufgaben sinnvoll vorzubereiten und die eigenen Ressourcen zielführend einzuteilen. Es geht etwa darum, Dringendes von weniger Dringlichem zu unterscheiden. Und innerhalb dieser zwei Kategorien festzustellen, was eigentlich für das eigene Tun bzw. für die Zusammenarbeit mit Dritten – Kommilitonen, Lehrende, Geschäftspartner, Berufskollegen – unerlässlich ist. Dabei ist natürlich nicht jeder Ansatz auch für jeden Typ Mensch zu empfehlen. Insbesondere wenn es darum geht, Aufgaben zu delegieren, tut sich nicht jede Persönlichkeit unbedingt leicht damit.
Die 80-zu-20-Regel
Folgt man dem Pareto-Prinzip, dann steht im Raum, dass man im Alltag für vier Fünftel seiner Aufgaben durchschnittlich nur ein Fünftel der Arbeitszeit benötigt. Die restlichen 20 Prozent nehmen dafür gut 80 Prozent des Studien- und Berufsalltags ein. Darum lautet der Ansatz beim Pareto-Prinzip, genau herauszufinden, in welchen Bereichen ein geringer Einsatz für große Ergebnisse reicht. Also zu erkennen, wo sich mit einfachen Mitteln ein großer Teil des Aufgabenberges rasch abarbeiten ließe.
Man kann sich z.B. ganz konkret eine Präsentation vorstellen, die inhaltlich vollständig ist, und mit der man zur Zufriedenheit seines Publikums ein Projekt vermitteln bzw. einen Vortrag halten kann. Auch wenn sie in den eigenen Augen nicht ganz „perfekt“ ist, macht es keinen Sinn, noch viel Zeit für Formatierungen oder die Suche nach witzigen Bildern aufzuwenden. Die werden niemandem abgehen, und in der Regel wollen Vorgesetzte, Kunden oder Mitstudierende primär informiert werden. Wer „Zeitfresser“ ausfindig machen und sie, falls die entsprechenden Aufgaben nicht absolut notwendig sind, streichen kann, wird sich im Alltag leichter tun.
Delegieren lernen
Es ist nicht ganz klar, ob die Bezeichnung des Eisenhower-Prinzips wirklich vom früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower herrührt. Bei diesem Ansatz geht es jedenfalls um eine genaue Kategorisierung von anstehenden Aufgaben.
Erstens in „wichtig & dringend“, zweitens in „wichtig, aber nicht dringend“, drittens in „unwichtig, aber dringend“, und viertens in „unwichtig und nicht dringend“. Letzteres gehört sofort gestrichen, und im Idealfall lässt man solche Punkte gar nicht mehr auf seiner Tasklist aufpoppen. Kategorie eins muss selbstverständlich umgehend erledigt werden, darauf folgt Kategorie zwei. Kategorie drei kann durchaus für andere Leute eine hohe Bedeutung haben; nach Möglichkeit sollten Aufgaben dieser Art aber delegiert werden. Sei es an weniger ausgelastete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder auch an externe Dienstleister.
Von Kröten und To Do-Listen
„Eat the frog“ nennt sich ein weiteres Prinzip, um mit seinen „To dos“ voranzukommen. Auch im deutschen Sprachraum kennen wir die Redensart, wonach man „eine Kröte schlucken“ muss, wenn man eine sehr unangenehme, vielleicht schon lange aufgeschobene Aufgabe zu erledigen hat. Aber genau diese Art von Pflichten sollte man ohne zu zögern und als allererstes angehen. Dazu verschafft man sich am besten jeden Tag in der Früh oder zum Start einer Woche ordentlich Übersicht, was zu tun ist. Und erledigt das, was einen am meisten abstößt, als allererstes: Damit steht gleich zu Beginn ein Erfolgserlebnis, man fühlt sich erleichtert und darf stolz auf das bereits Geleistete sein. Alles andere kann danach nur noch leichtfallen, oder?
Die gute alte „To do“-Liste ist grundsätzlich immer ein wertvoller Begleiter im Studien- und Arbeitsalltag. „Kanban“ lautet die japanische Bezeichnung für diese Workflow-Planung, für die man Aufgaben je nach Status einteilt: To do, Doing, Done – also geplant, in Arbeit und erledigt. Im Zeitalter der Digitalisierung darf es für den täglichen Gebrauch natürlich gerne die Abbildung in einer Software sein: Und in dem Zusammenhang hat sich „Trello“ einen Namen gemacht.
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